Boutique en ligne→Acomba→Courriel au client
Une commande devient une facture
La vente est saisie dans votre comptabilité avec les bons codes de taxes, et le client reçoit sa facture dans la minute.
Ce qu'on peut programmer
Si une tâche suit des règles, on peut la confier.
Un renfort fait deux choses : il relie des logiciels qui ne se parlent pas, et il applique les règles que vous lui donnez. Avec ces deux capacités, la liste des tâches possibles devient longue.
Relier
Relier des logiciels qui ne se parlent pas.
Un renfort fait le pont entre vos outils. Vous gardez vos logiciels actuels. Rien n'est migré.
Dans la plupart des PME, l'information circule à la main. Quelqu'un lit une commande dans un courriel, la retape dans le logiciel comptable, puis écrit au client pour confirmer. Chaque étape est simple. Mises bout à bout, elles prennent des heures, et une faute de frappe se propage jusqu'à la facture. Le renfort lit ce qui arrive d'un côté, le transforme selon vos règles et l'inscrit de l'autre.
Formulaire web→CRM→Texto à l'équipe
Une demande devient un suivi
La fiche du prospect est créée, la bonne personne est avertie par texto, et une relance est prévue si personne n'a répondu dans deux jours.
Serveur d'un fournisseur→Tableur→Rapport du lundi
Des relevés deviennent un rapport
Chaque nuit, le renfort récupère les fichiers, les consolide et vous envoie le lundi matin le tableau que vous montiez à la main.
Portail sans connexion→Navigateur→Dossier client
Un logiciel fermé reste utilisable
Certains systèmes n'offrent aucune connexion. Le renfort s'en sert alors comme vous le feriez : il ouvre la page, remplit le formulaire et classe la réponse.
Vos règles
Appliquer vos règles, exceptions comprises.
Un outil générique applique la même logique à tout le monde. Un renfort applique la vôtre.
Avant de construire quoi que ce soit, on écrit avec vous chaque règle, chaque seuil et chaque exception, puis vous relisez le tout. C'est ce document qui guide le renfort, et c'est lui qu'on ajuste quand votre façon de faire change.
Une règle simple
« Une facture impayée après 30 jours reçoit un rappel courtois. Après 45 jours, le ton devient plus ferme et la comptable est en copie. »
Une exception
« Les municipalités paient à 60 jours : on ne les relance jamais avant. Et on n'écrit jamais au client X sans passer par Julie. »
Un seuil
« Au-delà de 5 000 $, le renfort prépare la soumission mais attend votre accord avant de l'envoyer. »
Un doute
Quand une situation ne correspond à aucune règle, le renfort ne devine pas. Il vous pose la question dans votre tableau de bord, avec ce qu'il a compris et une suggestion, puis il retient votre réponse pour la prochaine fois.
Déclencheurs
Ce qui le met en marche.
Un renfort ne se contente pas de répondre aux courriels. Il peut démarrer de quatre façons, et une même tâche combine souvent plusieurs déclencheurs.
Un courriel qui arrive
Une demande de soumission, une facture de fournisseur ou la question d'un client.
Une heure fixe
La relance des comptes chaque mardi ou le rapport du lundi matin.
Un événement dans vos systèmes
Une commande payée, un dossier qui change de statut, un stock qui passe sous le seuil.
Un formulaire rempli sur votre site
Une demande de prix, une inscription ou un bon de travail.
Exemples
Quelques exemples, service par service.
Ces listes donnent une idée. Elles ne limitent rien : si votre tâche se répète et suit des règles, on peut probablement la confier à un renfort.
Comptabilité et finance
Facturation, relances de paiement, états de compte, rapprochement bancaire, écritures dans Acomba ou QuickBooks, préparation de la clôture de mois.
Administration
Tri et réponse aux courriels, agenda et rendez-vous, PDF préremplis, saisie de données, suivis clients.
Soumissions et ventes
Rédaction de soumissions, validation de contrats, qualification des demandes entrantes, mise à jour du CRM, relance des occasions qui dorment.
Service client
Réponses de premier niveau, tri et acheminement des demandes, suivi des billets, base de connaissances tenue à jour.
Chantiers et opérations
Textos aux équipes, commandes et inventaire, confirmations aux fournisseurs, bons de livraison, coordination du transport.
Conformité et ressources humaines
Recherches au registre de la RBQ, rappels d'échéances, tri des candidatures, accueil des nouveaux employés, suivi des formations.
Limites
Ce qu'on ne lui confie pas
Un renfort est bon pour ce qui se répète. Il l'est beaucoup moins pour ce qui demande du jugement : négocier un prix, annoncer une mauvaise nouvelle à un client important, décider d'embaucher quelqu'un. Dans ces cas-là, il prépare le terrain (le brouillon, les chiffres, l'historique du dossier) et une personne de votre équipe prend la décision.
Il arrive aussi qu'une tâche ne vaille pas la peine d'être automatisée, parce qu'elle revient trop rarement ou qu'elle change à chaque fois. Si c'est votre cas, on vous le dit dès la première rencontre.
Parlons-en
Décrivez-nous la tâche qui vous prend du temps.
On vous revient sous 24 h ouvrables pour planifier votre démo. Le diagnostic est gratuit et ne vous engage à rien.