Prenons un entrepreneur en ventilation qui termine sa soumission un jeudi soir, pour un dépôt le mardi suivant à 14 h. Le vendredi, l'organisme publie un troisième addenda : la quantité de conduits passe de 180 à 240 mètres et une nouvelle version du bordereau de prix remplace l'ancienne. Personne ne retourne sur le SEAO. Le mardi, l'entreprise dépose un prix calculé sur 180 mètres, dans un bordereau qui n'existe plus. Au mieux, elle est écartée. Au pire, elle gagne avec un prix qui ne couvre pas 60 mètres de conduits.
Ce scénario est inventé, mais tous ceux qui soumissionnent depuis quelques années en connaissent une version. Un addenda manqué coûte plus cher qu'une faute de calcul, parce qu'on ne le voit pas venir.
Un addenda, c'est le devis qui change en cours de route
Tant que la date limite n'est pas passée, l'organisme peut modifier ses documents d'appel d'offres. Il le fait par addenda. Les règlements pris en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics le prévoient à leur article 9, et le modèle de documents d'appel d'offres du Secrétariat du Conseil du trésor ajoute une phrase à retenir : les modifications deviennent partie intégrante des documents d'appel d'offres. C'est aussi par addenda que l'organisme répond aux questions des fournisseurs, y compris celles de vos concurrents.
Autrement dit, le devis que vous avez téléchargé le premier jour n'est qu'une version. Celle qui compte est la dernière, addendas compris, et c'est sur elle que votre soumission sera jugée.
Ce qu'un addenda peut déplacer
Un addenda touche d'abord le prix : une quantité corrigée, un article ajouté au bordereau, un matériau remplacé par un équivalent plus coûteux. Souvent le bordereau lui-même est remplacé, et c'est la nouvelle version qu'il faut remplir.
Il touche aussi les dates : report de la date limite, visite des lieux déplacée, calendrier de livraison resserré. Un report vous donne de l'air, encore faut-il le savoir.
Il touche enfin les exigences : une licence ajoutée, une garantie modifiée, un critère d'évaluation reformulé. Une réponse à une question peut suffire à changer la lecture d'une clause que vous pensiez avoir comprise. Il arrive aussi qu'un addenda annule l'appel d'offres au complet.
Les délais que l'organisme doit respecter
La loi protège un peu les soumissionnaires contre les changements de dernière minute. La protection n'est pas identique partout.
| Situation | Ministères, organismes, réseaux de la santé et de l'éducation (LCOP) | Organismes municipaux (LCOM, depuis le 1er avril 2026) |
|---|---|---|
| Addenda susceptible d'avoir une incidence sur les prix | Transmis au moins 7 jours avant la date limite, sinon la date limite est reportée du nombre de jours qu'il faut | Même principe : il doit rester 7 jours entre la publication et la réception des soumissions, sinon report |
| Toute modification faite 3 jours ou moins avant la date limite | Report d'au moins 3 jours, et la veille de la nouvelle date doit être un jour ouvrable | L'article 46 de la LCOM ne prévoit pas ce second délai |
| Où trouver l'addenda | Uniquement par le SEAO | Uniquement par le SEAO pour un appel d'offres public |
Un exemple pour fixer les idées. La date limite est le mardi 20 octobre. Un addenda qui change des quantités est publié le vendredi 16. Il reste quatre jours, pas sept : la date limite doit être reportée au moins jusqu'au vendredi 23. Si l'addenda ne dit rien d'un report alors que vos prix sont touchés, posez la question par écrit à la personne-ressource nommée dans l'avis.
Deux nuances. Pour les organismes visés par la LCOP, le règlement permet que le délai de transmission d'un addenda soit différent lorsque l'appel d'offres public porte sur un contrat inférieur au seuil d'appel d'offres public ; c'est alors le document d'appel d'offres qui fait foi. Et du côté municipal, quand le contrat est attribué sur invitation écrite, la modification n'a pas à passer par le SEAO : elle peut vous arriver directement de la municipalité, par le moyen prévu dans l'invitation. La règle des sept jours, elle, continue de s'appliquer. Rien de ceci n'est un avis juridique ; en cas de doute, le texte de votre appel d'offres tranche.
Comment le SEAO vous avise, et dans quels cas il ne vous avise pas
Le SEAO envoie les addendas à ceux qui ont commandé les documents. Au moment de la commande, une case « Recevoir les addenda liés à cet avis » vous est proposée, avec le choix entre un courriel accompagné des documents et une simple notification par courriel. Vous pouvez aussi demander une alerte à la publication d'un addenda (des frais peuvent s'appliquer, voir la grille des tarifs du SEAO). La LCOM le dit en toutes lettres pour le monde municipal : toute personne ayant demandé une copie d'un document d'appel d'offres est avisée de la publication d'une modification par l'entremise du système.
Le mot important est « commandé ». Trois situations vous laissent sans avis :
- vous avez reçu le devis d'un sous-traitant, d'un fournisseur ou d'un associé, sans le commander avec votre compte ;
- la commande a été faite avec le compte personnel d'un estimateur qui est en vacances ou qui a quitté l'entreprise ;
- la case de réception des addendas n'a pas été cochée, ou les courriels du SEAO tombent dans les indésirables.
Le profil d'organisation du SEAO prévoit un champ « Courriel partagé pour la réception des addenda ». Mettez-y une adresse lue par au moins deux personnes, du genre [email protected]. Et une fois connecté, le tableau des avis de la section Mon SEAO comporte une colonne « Addenda publié depuis la dernière visite », pratique pour un coup d'œil rapide. Pour la question de l'achat des documents lui-même, voyez notre article sur le coût des documents d'appel d'offres.
En tenir compte, et le montrer quand on vous le demande
Puisque les addendas font partie des documents d'appel d'offres, votre soumission est réputée y répondre. Plaider que vous n'avez pas reçu le troisième ne vous mènera pas loin si vous n'aviez pas commandé les documents à votre nom.
Selon l'organisme, on peut aussi vous demander de l'attester : une section du formulaire où inscrire les numéros des addendas reçus, ou une déclaration à signer. Ce n'est pas une règle générale écrite dans la loi, c'est une exigence propre à chaque document. Lisez les instructions aux soumissionnaires et les conditions de conformité : si l'omission y figure parmi les causes de rejet automatique, elle sera traitée comme telle. Notre article sur les erreurs qui font rejeter une soumission fait le tour de ces causes.
Une routine en six gestes
- Commandez toujours les documents avec le compte de l'entreprise, case des addendas cochée, et faites pointer les avis vers l'adresse partagée.
- Ouvrez un registre par appel d'offres : numéro de l'addenda, date, ce qu'il change (prix, date, exigence), qui l'a lu, ce qui a été corrigé dans la soumission.
- Posez vos questions tôt. Un organisme visé par la LCOP peut se réserver, dans ses documents, le droit de ne pas considérer une demande de précision reçue 5 jours ouvrables ou moins avant la date limite.
- À chaque addenda, vérifiez d'abord trois choses : le bordereau a-t-il été remplacé, la date limite a-t-elle bougé, une pièce à joindre s'est-elle ajoutée.
- Retournez sur l'avis à des moments fixes, sans attendre le courriel : huit jours avant la date limite, quatre jours avant, la veille, puis le matin du dépôt.
- Juste avant de déposer, comparez la liste des addendas affichée sur l'avis avec votre registre. S'il en manque un chez vous, on ne dépose pas tout de suite.
Le cinquième geste est celui qu'on saute. Les sept jours de protection ne valent que pour les modifications qui touchent les prix ; une exigence administrative peut encore changer plus tard, et un courriel peut se perdre.
Rien de tout ça n'est difficile. C'est seulement long à tenir quand trois soumissions roulent en même temps, et ça se délègue bien. L'agent SEAO de Partheo suit les addendas des appels d'offres que vous avez retenus et vous signale ce qui change dans le devis, le bordereau et les dates. Le dépôt reste entre vos mains. Son fonctionnement et son prix sont décrits sur la page de l'agent SEAO.