Lundi matin, vous tapez « déneigement » dans la recherche du SEAO. La page vous renvoie des contrats de souffleuses, un avis pour l'entretien hivernal d'un stationnement d'hôpital à 400 km de chez vous, et rien sur la municipalité voisine. Son avis existait pourtant. Il parlait d'« entretien hivernal des voies publiques », il a été publié il y a trois semaines et il a fermé jeudi.
On peut perdre un contrat public sans jamais avoir soumissionné : il suffit de ne pas avoir vu l'avis. Voici comment régler la recherche pour que les bons avis remontent, ce que coûtent les alertes, et une routine de veille qui tient dans une demi-heure par semaine.
Ce que vous pouvez faire sans payer
Le SEAO (seao.gouv.qc.ca) est le système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec, exploité par le ministère de la Cybersécurité et du Numérique. Les ministères et organismes, les réseaux de la santé et de l'éducation ainsi que les organismes municipaux y publient leurs avis. La consultation des avis est gratuite et l'inscription aussi. On se connecte par le Service d'authentification gouvernementale, puis on crée le profil de son entreprise.
Chercher, lire les avis, consulter les résultats d'ouverture et les contrats conclus : tout ça se fait avec les « services de base », sans frais mensuels. Ce qui se paie, ce sont les documents que vous commandez, les alertes par courriel et quelques services optionnels. Le coût des documents a son propre article : combien coûtent les documents d'appel d'offres.
Les filtres qui font le tri
La recherche simple, en haut de page, cherche des mots. La recherche avancée est celle qui vous sert. Elle permet de croiser les mots-clés avec le statut de l'avis, les dates (publication ou fermeture), l'organisme public, la région de livraison, la nature du contrat, la catégorie et la classification UNSPSC.
Deux réglages changent tout de suite la qualité des résultats. Le statut d'abord : choisissez « Publié », sinon vous lirez des avis annulés ou déjà attribués. La nature du contrat ensuite. Le SEAO distingue entre autres l'approvisionnement (biens), les services de nature technique, les services professionnels et les travaux de construction. Un entrepreneur en ventilation qui coche « Travaux de construction » élimine d'un coup les achats de filtres et les mandats d'ingénieurs.
UNSPSC : un code utile, mais choisi par quelqu'un d'autre
Le SEAO classe les avis avec les codes UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), une nomenclature internationale de biens et de services. Chaque avis doit porter au moins un code, et les codes sont regroupés en catégories. Le Secrétariat du Conseil du trésor publie un outil d'aide sur ces catégories et ces codes, accessible depuis le SEAO, avec la définition de chaque catégorie et des exemples.
Le piège, c'est que le code est choisi par la personne qui publie l'avis. Le SEAO lui en suggère à partir du titre et des mots-clés qu'elle a saisis, puis elle tranche. Deux acheteurs qui cherchent le même service peuvent donc le classer différemment. Chercher par code seulement, c'est parier que tous les organismes classent comme vous.
Notre conseil : partez de la réalité. Trouvez cinq avis des douze derniers mois que vous auriez pu réaliser (les contrats conclus sont publics). Notez pour chacun la catégorie, les codes UNSPSC et les mots du titre. Vous verrez vite deux ou trois codes revenir. Ce sont eux qu'il faut mettre dans votre recherche, pas ceux qui vous semblaient logiques en lisant la nomenclature.
Les mots-clés : écrivez comme un acheteur public
Le champ de mots-clés offre trois modes : « Tous les mots », « Expression exacte » et « Un des mots ». Le troisième est le plus pratique pour une veille, parce qu'il accepte une liste de synonymes.
Un acheteur public n'emploie pas vos mots de vendeur. Vous vendez du « ménage commercial », il demande de l'« entretien ménager ». Vous faites de l'« asphalte », son avis parle de « pavage », d'« enrobé bitumineux » ou de « réfection de chaussée ». Pour l'entreprise de déneigement du début, une liste raisonnable en mode « Un des mots » serait : déneigement, neige, hivernal, déglaçage, abrasifs.
Gardez l'expression exacte pour les cas où un mot seul ramène trop de bruit. « Entretien » sort des ascenseurs, des pelouses et des logiciels. « Entretien ménager » en expression exacte sort ce que vous cherchez.
La région de livraison, pas la vôtre
Le filtre régional porte sur la région de livraison. Le SEAO la définit comme la région où les biens doivent être livrés, les services rendus ou les travaux exécutés. Ce n'est donc pas l'adresse de l'organisme. Un ministère de Québec peut publier un contrat à exécuter au Saguenay.
Cochez les régions où vous pouvez réellement vous rendre au prix que vous comptez soumettre. Un fournisseur de biens qui expédie partout a intérêt à ne rien cocher. Une entreprise de services avec une équipe sur la route a intérêt à se limiter, quitte à élargir plus tard.
Les alertes : le jumelage, et ce qu'il coûte
Le service d'alerte du SEAO s'appelle le jumelage. Un profil de jumelage est une recherche avancée enregistrée que le système exécute pour vous. Vous pouvez le créer à la main ou à partir des résultats d'une recherche. Les notifications partent par courriel selon la fréquence choisie : chaque jour ouvrable ou trois fois par jour.
Ce service est payant, à deux étages. Il exige d'abord les « services par abonnement », facturés selon la grille des tarifs du SEAO à 6,95 $ par mois pour chaque utilisateur Spécialiste et 3,00 $ pour chaque Lecteur. S'ajoutent 0,35 $ par avis notifié. Tous ces montants sont avant taxes.
Faites le calcul avant d'activer un profil. Un profil serré qui ramène 40 avis par mois coûte 40 × 0,35 $ = 14,00 $, plus 6,95 $ d'abonnement pour un utilisateur, soit 20,95 $. Le même profil sans filtre de région ni de nature de contrat, qui ramène 300 avis, coûte 105,00 $ en notifications, et vous n'en lirez pas le dixième. Testez toujours le profil en recherche manuelle pendant deux semaines avant de le brancher sur les courriels.
La grille mentionne aussi une application mobile de veille personnalisée, à frais mensuels fixes, et une recherche dans le contenu même des documents, à 24,95 $ par mois par utilisateur. Vérifiez la grille avant de vous abonner : les tarifs peuvent changer.
Une routine de veille de 30 minutes par semaine
Les alertes ne sont pas obligatoires. Une veille manuelle régulière fait le travail, à condition d'être tenue. Pour les ministères, les organismes et les réseaux, les règlements sur les contrats des organismes publics prévoient en règle générale un délai de réception des soumissions d'au moins 15 jours à compter de la diffusion de l'avis d'appel d'offres public. Les délais municipaux sont fixés par un règlement distinct. Avec un passage par semaine, vous découvrez donc un avis au pire sept jours après sa publication, ce qui laisse huit jours dans le cas le plus serré. C'est court. Deux passages par semaine sont plus confortables si vous soumissionnez souvent.
- Lancez vos deux ou trois recherches avancées, statut « Publié », date de publication depuis votre dernier passage.
- Triez sur l'avis seul, sans rien acheter. Regardez la date limite, la région de livraison, la garantie de soumission exigée et la durée du contrat.
- Classez chaque avis : on y va, on regarde les documents, on laisse passer. Notez la raison en une ligne.
- Passez cinq minutes dans les résultats d'ouverture et les contrats conclus de vos organismes habituels. Vous y verrez qui a soumissionné et à quel prix.
- Une fois par mois, relisez les avis « laissés passer ». Si la même raison revient, corrigez vos filtres.
La quatrième étape est celle que tout le monde saute. C'est pourtant là que vous apprenez quels organismes achètent ce que vous vendez, à quelle période de l'année, et à quel prix vos concurrents l'emportent.
Un rappel : tout ne passe pas par un appel d'offres public. Sous certains seuils, les organismes peuvent procéder par invitation ou de gré à gré, et il faut alors se faire connaître autrement. C'est le sujet de l'article sur les seuils d'appel d'offres.
Si personne chez vous n'a cette demi-heure chaque semaine, c'est la tâche que fait notre Agent SEAO : il passe les avis en revue chaque jour et vous propose seulement ceux qui correspondent à votre entreprise. Vous décidez ensuite lesquels méritent d'être regardés de près. Partheo n'est pas affilié au SEAO, qui est une marque du gouvernement du Québec.