Prenons un appel d'offres de travaux : un devis de 180 pages et 30 feuilles de plans de 24 po sur 36 po. En version électronique, la grille des tarifs du SEAO facture 0,03 $ la page et 0,05 $ le pied carré de plan. Le devis revient à 180 × 0,03 $ = 5,40 $. Chaque feuille fait 6 pieds carrés, donc 180 pieds carrés de plans, soit 9,00 $. Total : 14,40 $ avant les frais de commande et les taxes.
Ce n'est pas le prix des documents qui devrait vous inquiéter. C'est d'en commander huit par mois sans avoir lu l'avis, puis de passer une soirée sur chacun pour découvrir à la page 40 que vous n'étiez pas admissible.
D'où vient le prix
Le prix sort de la grille des tarifs publiée par le SEAO, que tout le monde peut consulter sur le site. Elle fixe des tarifs à la page pour les documents de format standard (de 8 1/2 x 11 à 11 x 17 po) et au pied carré pour les documents surdimensionnés, les plans le plus souvent. Le montant dépend donc de l'épaisseur du dossier. Un contrat de 3 millions avec un devis mince coûte moins cher à commander qu'un contrat de 80 000 $ accompagné de 60 feuilles de plans.
Voici les tarifs qui touchent un fournisseur, tels qu'affichés dans la grille en octobre 2026. Ils sont avant taxes et peuvent changer : vérifiez la grille avant de bâtir un budget dessus.
| Élément | Tarif |
|---|---|
| Version électronique, document standard | 0,03 $ par page |
| Version électronique, document surdimensionné | 0,05 $ par pied carré |
| Version électronique, plan 3D ou bordereau numérique | 0,03 $ par mégaoctet |
| Impression noir et blanc, document standard | 0,06 $ par page |
| Impression noir et blanc, document surdimensionné | 0,15 $ par pied carré |
| Impression couleur, document standard | 0,85 $ par page |
| Commande occasionnelle (services de base seulement) | 20,00 $ par commande |
| Préparation d'une commande, documents standards seulement | 5,50 $ par commande |
| Préparation d'une commande avec documents surdimensionnés | 8,50 $ par commande |
| Messagerie au Québec, selon le format et le poids | de 8,25 $ à 11,00 $ par envoi |
Le panier du SEAO précise que les frais de préparation, les taxes et les autres frais applicables sont ajoutés à l'écran de validation de la commande. Regardez ce total avant de payer. C'est le seul chiffre qui compte.
Le même dossier, en papier
Reprenons l'exemple. En impression noir et blanc, le devis coûte 180 × 0,06 $ = 10,80 $ et les plans 180 × 0,15 $ = 27,00 $, soit 37,80 $ au lieu de 14,40 $. S'y ajoutent les frais de préparation et la messagerie. Le papier sert encore à ceux qui annotent des plans sur une table, mais il coûte plus du double et il met du temps à arriver. Quand la période de soumission compte une quinzaine de jours, chaque journée perdue à attendre un colis se remarque.
Services de base ou abonnement
Une entreprise inscrite au SEAO choisit entre deux formules. Les services de base sont gratuits, mais chaque commande occasionnelle de documents entraîne des frais de 20,00 $. Les services par abonnement coûtent 6,95 $ par mois pour chaque utilisateur Spécialiste et 3,00 $ pour chaque Lecteur, et ces frais de commande tombent à zéro.
Le calcul se fait vite. Un seul utilisateur Spécialiste abonné coûte 6,95 $ × 12 = 83,40 $ par année. Quatre commandes aux services de base coûtent 80,00 $. À partir de cinq commandes par année, l'abonnement d'un utilisateur est donc rentabilisé sur ce seul poste. Attention, le choix s'applique à tous les utilisateurs Spécialiste et Lecteur de votre organisation : avec trois utilisateurs Spécialiste, le seuil passe à treize commandes.
L'abonnement baisse aussi le coût du dépôt électronique d'une soumission, qui passe de 30,00 $ à 20,00 $ par dépôt. Le SEAO indique que ce service est généralement facultatif : la soumission papier reste acceptée, sauf si l'organisme exige la transmission électronique.
Ce que vous pouvez lire sans commander
L'avis lui-même est gratuit. Il donne la description sommaire du besoin, la date et l'heure limites, la région de livraison et, pour les travaux de construction des organismes publics, la nature et le montant de la garantie de soumission exigée.
Le SEAO offre aussi une prévisualisation des documents. Une fois connecté, vous avez droit à cinq visualisations gratuites de chaque document qui accompagne un avis. Deux limites à connaître. Le SEAO précise que les documents offerts en visualisation ne sont pas les fichiers originaux reçus de l'organisme, qu'ils peuvent comporter des différences et qu'ils sont fournis à titre indicatif seulement. Et les fichiers numériques comme un bordereau en format numérique ou un plan 3D ne s'y affichent pas.
La prévisualisation sert à décider. Elle ne sert pas à préparer une soumission.
Faut-il avoir commandé pour soumissionner ?
Les règlements sur les contrats des organismes publics obligent l'avis à mentionner que les documents d'appel d'offres ne peuvent être obtenus que par l'intermédiaire du SEAO. La Loi sur les contrats des organismes municipaux, en vigueur depuis le 1er avril 2026, prévoit la même chose pour les municipalités : les documents et leurs modifications ne peuvent être obtenus que sur ce système.
En pratique, travailler avec la copie d'un collègue ou d'un entrepreneur général est une mauvaise idée, pour une raison bien concrète. Les modifications sont transmises à ceux qui ont demandé les documents. La loi municipale le dit en toutes lettres : toute personne ayant demandé une copie d'un document est avisée de la publication d'une modification. Avec une copie empruntée, vous n'êtes pas sur cette liste et vous risquez de soumissionner sur une version périmée. Un organisme peut aussi en faire une condition dans ses documents : lisez la section sur l'admissibilité et la conformité de chaque appel d'offres, c'est là que ce serait écrit.
Côté coût, le SEAO précise que les addendas déjà publiés au moment de votre commande sont à vos frais, alors que ceux émis après vous sont distribués automatiquement, sans frais. Le reste se trouve dans notre article sur les addendas.
Un détail utile : le SEAO vous laisse choisir si le nom de votre organisation est diffusé ou non dans la liste des commandes. Un sous-traitant a intérêt à s'afficher pour que les entrepreneurs généraux le trouvent. Une entreprise qui ne veut pas annoncer son intérêt à ses concurrents peut refuser.
Cinq vérifications avant de sortir la carte de crédit
Elles se font toutes avec l'avis et la prévisualisation, donc sans frais.
- La date limite. Comptez les jours ouvrables qui restent, et retirez-en deux pour les signatures et le dépôt.
- La région de livraison et la durée du contrat. Pouvez-vous y être, au prix que vous avez en tête ?
- La garantie de soumission. Si l'avis en exige une, appelez votre courtier en cautionnement avant de commander, pas après.
- Vos papiers. Licence requise, attestation de Revenu Québec valide, autorisation de l'Autorité des marchés publics si le contrat est gros. Le détail est dans l'article sur les erreurs qui font rejeter une soumission.
- Le bordereau de prix, en prévisualisation. S'il compte quarante lignes dont trente hors de votre métier, vous aurez besoin de sous-traitants et de temps.
Si une de ces cinq réponses est non, vous venez d'épargner une commande et, surtout, une soirée de lecture. Si les cinq sont oui, une quinzaine de dollars de documents est la dépense la moins risquée de tout le processus.
Notre Agent SEAO fait ce tri à votre place et n'achète les documents qu'après votre accord écrit, avec votre compte SEAO et votre mode de paiement, sans marge. Il lit ensuite le devis et vous signale les exigences et les pénalités avant que vous y mettiez du temps.