Prenons une entreprise de distribution de 20 employés. Chaque matin, une adjointe ouvre le portail web d'un gros client, télécharge les nouveaux bons de commande, puis les retape un par un dans le logiciel de gestion de l'entreprise, un programme acheté il y a quinze ans et jamais remplacé. Une trentaine de bons par jour, environ quatre minutes chacun : deux heures par jour, dix heures par semaine, à copier des chiffres d'un écran à l'autre. Quand elle a demandé s'il était possible d'automatiser ça, la réponse a été : « Le portail n'a pas d'API, et notre logiciel non plus. »
Cette réponse ferme moins de portes qu'on le pense.
Ce que veut dire « pas d'API »
Une API, c'est une porte d'entrée prévue pour les machines. Quand un logiciel en a une, un autre programme peut lui demander « donne-moi les factures de la semaine » ou « crée ce client » sans passer par l'écran. QuickBooks en ligne, la plupart des CRM récents et Office 365 en ont. Beaucoup de logiciels n'en ont pas : les vieux programmes de gestion, les systèmes faits sur mesure par un consultant parti à la retraite, et une bonne partie des portails où l'on vous demande de saisir de l'information à la main.
Sans API, il reste la porte prévue pour les humains : l'écran. Et c'est justement par là que passe l'automatisation par navigateur.
L'automatisation par navigateur, expliquée simplement
L'idée est simple à décrire. Un programme ouvre un navigateur web (Chrome, par exemple), va à l'adresse du portail, se connecte avec un compte, lit ce qui s'affiche, remplit les champs, clique sur les boutons et vérifie le résultat. Il fait ce que votre adjointe fait, dans le même ordre, sur la même page.
Les anciennes macros faisaient déjà ça, mais à l'aveugle : « clique à 340 pixels du bord gauche, tape le texte, appuie sur Entrée ». Si le bouton se déplaçait de deux centimètres, la macro cliquait dans le vide et continuait comme si de rien n'était. Un agent d'intelligence artificielle s'y prend autrement. Il lit la page comme un texte : il repère le champ dont l'étiquette dit « Numéro de commande », le bouton qui dit « Soumettre », le message qui dit « Votre demande a été reçue ». Un bouton qui change de place ne le dérange pas. Une page complètement refaite, oui (on y revient plus bas).
Concrètement, une saisie automatisée bien faite ressemble à ceci :
- L'agent récupère l'information à saisir (un courriel, un fichier, une ligne dans votre logiciel comptable).
- Il ouvre le portail et se connecte avec un compte réservé à cet usage.
- Il remplit le formulaire, champ par champ, à partir de règles écrites d'avance (« le code client va dans tel champ, la date au format AAAA-MM-JJ »).
- Avant de soumettre, il compare ce qu'il a saisi avec la source. Si un total ne balance pas, il s'arrête.
- Il soumet, attend le message de confirmation et garde une capture d'écran ou le numéro de confirmation dans l'historique.
C'est plus lent qu'une API. Là où un échange entre deux logiciels prend une fraction de seconde, une saisie par navigateur prend le temps de charger les pages, donc souvent de 30 secondes à quelques minutes par dossier. Pour trente bons de commande par jour, ça ne change rien : personne n'attend devant l'écran.
Les cas où on s'en sert le plus
Les portails gouvernementaux et paragouvernementaux arrivent en tête : déclarations à produire, documents à téléverser, statuts de dossier à vérifier chaque semaine. Viennent ensuite les portails de clients et de fournisseurs. Un donneur d'ordres impose son portail pour les factures, un grossiste ne publie ses prix et ses disponibilités qu'en ligne, un assureur exige qu'on déclare les réclamations dans son formulaire web.
Il y a aussi les logiciels internes vieillissants, accessibles par une page web sur le réseau de l'entreprise, que personne n'ose remplacer parce que tout le monde sait s'en servir. Et les petits outils en ligne sans connexion prévue : un calendrier de réservation, un logiciel de paie en ligne d'entrée de gamme, un portail de transporteur pour imprimer les bordereaux.
Le point commun : une tâche fréquente, des règles claires et une personne qui fait du copier-coller entre deux fenêtres. Si vous hésitez sur la tâche à attaquer en premier, l'article sur le choix d'une première tâche à automatiser propose une grille pour trancher.
Les limites à connaître avant de commencer
La double authentification est le premier obstacle. Si le portail envoie un code par texto au cellulaire de la directrice à chaque connexion, l'agent ne peut pas l'inventer. Les solutions existent (un compte dédié avec une méthode d'authentification adaptée quand le portail le permet, une session qui reste ouverte, ou une personne qui entre le code au besoin), mais il faut les prévoir dès le départ.
Les CAPTCHA, ces cases « je ne suis pas un robot », sont faits précisément pour bloquer ce genre d'automatisation. Quand un site en affiche un à chaque connexion, c'est souvent le signe que son propriétaire ne veut pas d'accès automatisés. Respectez ce signal.
Les conditions d'utilisation, justement. Certains portails interdisent explicitement les robots, ou exigent que la personne connectée soit celle dont le nom figure au compte. Lisez-les avant de bâtir quoi que ce soit, et si le texte est ambigu, posez la question au gestionnaire du portail. Un courriel de deux lignes vous évite une suspension de compte.
Enfin, le volume. Pour des centaines de transactions à l'heure, un navigateur n'est pas le bon outil ; il vaut mieux négocier un accès par fichier ou par API avec le fournisseur du système.
Quand l'écran change
C'est la vraie faiblesse de la méthode. Le jour où le portail est refait, où un champ obligatoire s'ajoute ou où le bouton « Soumettre » devient « Continuer » suivi d'une page de confirmation, l'automatisation peut se tromper ou bloquer. Un agent qui lit la page s'adapte mieux qu'une macro aux petits changements, mais il ne devine pas le sens d'un nouveau champ « Code de projet » que personne ne lui a expliqué.
La question à poser n'est donc pas « est-ce que ça va casser ? » (ça finira par arriver) mais « qu'est-ce qui se passe quand ça casse ? ». La bonne réponse ressemble à une règle écrite :
Si un champ attendu est introuvable, si un champ inconnu est obligatoire ou si le message de confirmation n'apparaît pas, ne soumets rien, garde une capture de la page et avise la personne responsable avec le numéro du dossier en cours.
Avec cette règle, une refonte du portail coûte une journée de saisie manuelle et un ajustement des consignes. Sans elle, vous risquez de découvrir trois semaines plus tard que quarante factures sont parties avec le mauvais numéro de projet.
Les précautions qui évitent les mauvaises surprises
Avant de laisser un agent travailler dans un portail, vérifiez ces points :
- Un compte dédié à l'agent, avec seulement les droits nécessaires. Évitez de lui prêter le compte du président, qui permet aussi de modifier les coordonnées bancaires.
- Des identifiants rangés dans un endroit sécurisé, jamais dans un courriel ou une feuille Excel partagée.
- Une période de rodage où l'agent remplit le formulaire sans le soumettre, pour qu'une personne compare avec ce qu'elle aurait saisi.
- Une preuve conservée pour chaque soumission : capture d'écran, numéro de confirmation, heure.
- Une limite de volume quotidienne. Si l'agent s'apprête à soumettre 300 formulaires alors qu'il en traite 30 d'habitude, il s'arrête et demande.
- Une personne désignée qui reçoit les alertes et qui sait faire la tâche à la main.
Le dernier point compte plus qu'il en a l'air. L'automatisation ne doit pas effacer le savoir-faire de l'entreprise. Si l'adjointe qui faisait les saisies part, quelqu'un doit encore savoir comment le portail fonctionne le jour où il change.
Pour la question des données qui transitent par ces portails, notre page sur la sécurité et la confidentialité explique comment elles sont traitées. Et la page possibilités montre d'autres tâches qu'un renfort peut prendre en charge, avec ou sans API.
Si vous avez un portail ou un vieux logiciel qui vous coûte des heures de saisie chaque semaine, décrivez-nous la tâche : quel écran, quelles informations, à quelle fréquence. On vous dira franchement si l'automatisation par navigateur tient la route dans votre cas.