Une adjointe administrative reçoit une douzaine de commandes par courriel chaque jour. Pour chacune, elle ouvre la pièce jointe, retrouve le client dans le logiciel, retape les quantités et envoie une confirmation. Deux minutes et demie par commande, environ. Trente minutes par jour, donc. Personne dans l'entreprise ne considère ça comme un problème, et c'est justement pour ça que personne n'a jamais fait le calcul.
Ce calcul, on va le faire ici, ligne par ligne, avec des chiffres que vous pourrez remplacer par les vôtres. L'exemple est fictif ; les taux de cotisation, eux, sont ceux publiés pour 2026.
La formule de départ
Le coût direct d'une tâche répétitive tient en une multiplication : le temps par occurrence, multiplié par le nombre d'occurrences dans l'année, multiplié par le coût d'une heure de la personne qui la fait. Les erreurs, les délais et le coût d'opportunité viennent ensuite. On les sépare exprès, parce que le premier chiffre est solide et que les suivants reposent sur des hypothèses.
Pour le temps, ne vous fiez pas à l'estimation de mémoire. Demandez à la personne de chronométrer la tâche pendant une semaine normale, du moment où elle ouvre le courriel jusqu'au moment où elle passe à autre chose. Les estimations spontanées sont presque toujours trop basses, parce qu'on oublie les interruptions, la recherche d'un numéro de client ou le petit échange pour clarifier une quantité.
Ce que coûte une heure, une fois tout compté
Le salaire horaire n'est pas le coût horaire. Il faut ajouter les cotisations de l'employeur, puis diviser par les heures réellement travaillées, qui sont moins nombreuses que les heures payées.
Prenons une employée payée 25 $ de l'heure, 35 heures par semaine, 52 semaines par année : 45 500 $ de salaire brut. Voici les cotisations patronales 2026 que Revenu Québec et l'Agence du revenu du Canada publient pour un employeur ordinaire dont la masse salariale ne dépasse pas 1 million de dollars.
| Élément | Taux 2026 | Montant |
|---|---|---|
| Régime de rentes du Québec (sur 45 500 $ moins l'exemption de 3 500 $) | 6,30 % | 2 646,00 $ |
| Assurance-emploi, part employeur au Québec (1,4 fois 1,30 %) | 1,82 % | 828,10 $ |
| Régime québécois d'assurance parentale, part employeur | 0,602 % | 273,91 $ |
| Fonds des services de santé (employeur général, masse salariale d'au plus 1 M$) | 1,65 % | 750,75 $ |
| Cotisation relative aux normes du travail | 0,06 % | 27,30 $ |
| CNESST (hypothèse pour l'exemple, votre taux dépend de votre unité de classification) | 1,00 % | 455,00 $ |
| Total des cotisations | 4 981,06 $ |
Le coût annuel de l'employée monte donc à 50 481,06 $. Le taux de la CNESST est le seul que nous avons inventé : il varie beaucoup d'un secteur à l'autre, et le vôtre figure sur votre avis de cotisation. Remplacez-le.
Côté heures, sur les 1 820 heures payées, il faut retirer deux semaines de vacances (70 heures, le minimum prévu par la Loi sur les normes du travail entre un an et trois ans de service), les huit jours fériés payés (56 heures) et les deux journées d'absence rémunérées pour maladie ou obligations familiales (14 heures). Il reste 1 680 heures travaillées.
50 481,06 $ divisés par 1 680 heures : 30,05 $ l'heure. Le coût réel dépasse le salaire d'environ 20 %, et on n'a encore compté ni l'assurance collective, ni le REER collectif, ni le poste de travail. Si vous offrez ces avantages, ajoutez la part que vous payez.
Le coût direct de l'exemple
Reprenons nos commandes. Douze par jour, deux minutes et demie chacune : 30 minutes par jour. Sur 240 jours travaillés (1 680 heures divisées par 7), ça donne 120 heures dans l'année. À 30,05 $ l'heure, la saisie des commandes coûte 3 606 $ par année.
C'est le chiffre le plus fiable du calcul, et c'est souvent celui qui surprend le moins. Les deux suivants surprennent davantage.
Les erreurs
Une tâche répétitive faite à la main produit des erreurs, peu importe le soin de la personne. Une quantité inversée, un mauvais code de produit, une adresse de livraison copiée de la commande précédente. Le coût d'une erreur, c'est le temps pour la corriger plus ce qu'elle a coûté en argent.
Pour l'exemple, supposons un taux d'erreur de 1 %. Sur 2 880 commandes par année, ça fait environ 29 commandes mal saisies. Chacune demande 45 minutes de travail (appel au client, note de crédit, nouvelle expédition), soit 22,54 $, plus 40 $ de transport perdu. Total : 62,54 $ par erreur, 1 813,66 $ par année.
Ces deux hypothèses, le taux et le coût par erreur, vous pouvez les vérifier chez vous. Comptez les notes de crédit émises pour une erreur de saisie dans les six derniers mois et demandez à la personne qui les traite combien de temps chacune lui prend. Un taux de 1 % est modeste ; certaines entreprises trouvent plus, d'autres moins.
Les délais
Une commande qui arrive à 16 h 30 attend souvent au lendemain matin. Si l'adjointe est en vacances, elle attend parfois trois jours, ou c'est le propriétaire qui la saisit le soir. Ce coût-là est réel, mais il est difficile à chiffrer honnêtement.
La méthode la plus prudente : ne le chiffrer que si vous avez une trace. Un client qui a annulé parce que la confirmation tardait, une pénalité de retard prévue à un contrat, un rabais accordé pour calmer quelqu'un. Si vous n'avez rien de documenté, laissez la ligne à zéro et notez le problème à côté. Dans notre exemple, on la laisse à zéro.
Le coût d'opportunité, à mettre à part
Les 120 heures de saisie pourraient servir ailleurs : relancer les soumissions envoyées, appeler les clients qui n'ont pas commandé depuis trois mois, mettre de l'ordre dans les comptes clients. C'est souvent l'argument le plus fort pour un propriétaire, mais il ne s'additionne pas au reste. Le salaire est déjà compté dans le coût direct ; ajouter la valeur de ce que la personne « aurait pu faire » reviendrait à compter deux fois la même heure.
Écrivez-le plutôt en une phrase sous le total : « 120 heures par année qui pourraient aller à telle tâche précise ». Si vous êtes incapable de nommer cette tâche, l'argument ne tient pas.
Le total, et ce qu'il reste après
Coût direct de 3 606 $, erreurs de 1 813,66 $, délais à zéro : environ 5 420 $ par année, ou 452 $ par mois, pour une tâche de 30 minutes par jour.
Un détail que les calculs optimistes oublient : une tâche confiée à un outil ne tombe jamais à zéro. Quelqu'un doit jeter un œil au résultat, au moins au début. Si cette vérification prend 5 minutes par jour, ça fait 20 heures par année, soit 601 $ qui restent dans la colonne des coûts. Le montant récupérable dans l'exemple tourne donc autour de 4 800 $ par année, avant de payer quoi que ce soit pour l'outil.
Un seul processus de cette taille ne justifie pas grand-chose. C'est en additionnant les tâches d'un même poste, ou d'un même département, que le portrait change. D'où l'intérêt de faire le même exercice pour quatre ou cinq tâches avant de décider quoi que ce soit, puis de comparer le total avec ce que coûterait une solution (nos fourchettes de prix sont publiques sur la page tarifs).
La feuille de calcul, ligne par ligne
Pas besoin d'un modèle compliqué. Une feuille avec une ligne par tâche et ces colonnes suffit :
- Nom de la tâche et personne qui la fait.
- Minutes par occurrence (chronométrées, pas estimées).
- Occurrences par jour, par semaine ou par mois, ramenées à l'année.
- Heures par année : minutes fois occurrences annuelles, divisé par 60.
- Coût chargé de l'heure de cette personne (calculé une fois, comme plus haut).
- Coût direct : heures fois coût horaire.
- Erreurs par année et coût moyen d'une erreur, avec la source de ces chiffres.
- Coût des délais, seulement s'il est documenté.
- Temps de vérification qui resterait après automatisation.
- Total net, et une note libre pour le coût d'opportunité.
Gardez la colonne « source » pour chaque hypothèse. Dans six mois, quand vous voudrez savoir si le calcul tenait, c'est elle qui vous dira quoi mesurer. Et si vous hésitez entre plusieurs tâches une fois la feuille remplie, le coût n'est qu'un des critères ; on en parle dans l'article sur le choix d'une première tâche à automatiser.
Si vous avez fait l'exercice et voulez savoir ce qu'un renfort pourrait prendre en charge dans votre liste, envoyez-nous les deux ou trois lignes les plus coûteuses. On vous dira franchement si elles s'y prêtent.