Mardi, 10 h 42. Un fournisseur vous envoie par courriel une facture de 1 425,69 $ en PDF. Elle sera payée dans trente jours. Entre les deux, quelqu'un chez vous va l'ouvrir, retrouver le fournisseur dans le logiciel comptable, taper le numéro, la date, le sous-total et les deux taxes, choisir un compte de grand livre, vérifier que le montant ressemble à ce qui a été commandé, puis classer le PDF quelque part. Rien de difficile là-dedans, mais c'est long, et ça revient à chaque facture.
C'est aussi une des tâches qu'un agent d'IA fait le mieux, à condition de découper le travail en étapes et de décider d'avance, pour chacune, ce qu'il fait seul et ce qu'il vous montre.
Une seule adresse pour toutes les factures
Tant que les factures arrivent dans la boîte de la comptable, dans celle du propriétaire et dans celle de l'acheteur, aucun outil ne les verra toutes. Créez une adresse réservée, du genre [email protected], et demandez à vos fournisseurs de l'utiliser. Pour les retardataires, une règle de transfert dans les boîtes personnelles règle le problème.
Le renfort se déclenche à chaque courriel reçu. Son premier travail est de reconnaître ce qu'il a devant lui, parce qu'une boîte de factures reçoit autre chose que des factures : des états de compte, des notes de crédit, des confirmations de commande, des soumissions, de la publicité. Un état de compte saisi comme une facture, et voilà un montant compté en double. Chaque type de document a donc sa règle. La note de crédit se saisit en négatif, l'état de compte sert à un rapprochement et le reste est classé sans écriture.
Ce que le renfort lit, et ce qu'il recalcule
Sur la facture, il relève le nom du fournisseur, le numéro et la date de facture, le numéro de bon de commande s'il y en a un, le sous-total, la TPS, la TVQ, le total et l'échéance. Il ne se contente pas de recopier les montants. Il refait le calcul.
Au Québec, selon Revenu Québec, la TPS se calcule à 5 % et la TVQ à 9,975 %, toutes deux sur le prix avant taxes. Sur notre facture, le sous-total est de 1 240,00 $. La TPS devrait donc être de 62,00 $ et la TVQ de 123,69 $, pour un total de 1 425,69 $. Si les chiffres de la facture concordent, la saisie continue. S'ils ne concordent pas, le renfort ne force rien. L'écart a souvent une explication légitime : un fournisseur d'une autre province qui facture la TVH ou seulement la TPS, des articles détaxés mêlés à des articles taxables, des frais de transport traités à part. C'est exactement le genre de cas qu'il vous soumet avec une question précise plutôt que de choisir à votre place.
Il vérifie aussi que la facture contient ce qu'il faut pour récupérer les taxes. L'Agence du revenu du Canada publie la liste des renseignements exigés pour appuyer une demande de crédit de taxe sur les intrants, et cette liste s'allonge avec le montant de la vente.
| Renseignement sur la facture | Moins de 100 $ | De 100 $ à 499,99 $ | 500 $ ou plus |
|---|---|---|---|
| Nom du fournisseur, date, montant total | Oui | Oui | Oui |
| Montant de la taxe, ou mention qu'elle est incluse | Non | Oui | Oui |
| Numéro d'inscription du fournisseur | Non | Oui | Oui |
| Nom de l'acheteur, description, modalités de paiement | Non | Non | Oui |
Revenu Québec présente les mêmes tranches de montant pour la TVQ dans sa page sur la préparation des factures. En pratique, le renfort signale une facture de 800 $ sans numéro d'inscription, ou adressée au nom personnel d'un employé plutôt qu'à celui de l'entreprise. Mieux vaut demander une facture corrigée la semaine même que deux ans plus tard. Pour les cas limites, votre comptable reste la référence ; ce tableau est un résumé, pas un avis fiscal.
Le code de grand livre vient d'une table
La question « dans quel compte ça va ? » ne devrait jamais être laissée à l'intuition d'un outil. Elle se règle avec une table de correspondance que vous relisez avant la mise en service. Pour la majorité des fournisseurs, une ligne suffit : le transporteur va au compte de transport, le fournisseur d'accès Internet aux télécommunications, le propriétaire de l'immeuble au loyer.
Les fournisseurs à plusieurs comptes demandent une règle de plus. La quincaillerie où vous achetez à la fois des matériaux pour un chantier et des fournitures d'atelier en est l'exemple classique. Trois façons de trancher : par le numéro de projet inscrit sur le bon de commande, par des mots de la description, ou par une question systématique à la personne qui a acheté. La troisième est la plus lente et, pour les premières semaines, la plus sûre.
Quand un fournisseur inconnu apparaît, le renfort ne crée pas de compte et ne devine pas. Il pose la question dans le tableau de bord (« nouveau fournisseur, Soudures du Fjord (exemple), facture de 312 $ : quel compte ? ») et votre réponse devient une ligne de la table.
L'écart avec le bon de commande
Si vous émettez des bons de commande, la facture se compare à trois choses : le prix convenu, la quantité commandée et ce qui a été reçu. Il faut une tolérance, sinon chaque arrondi bloque une facture. Par exemple : un écart de moins de 2 % ou de moins de 25 $ passe, tout le reste est retenu.
Supposons que notre facture de 1 240,00 $ avant taxes corresponde à un bon de commande de 1 200,00 $. L'écart est de 40 $, soit 3,3 %. Elle est retenue, et la personne qui a commandé reçoit un message de ce genre :
Facture 20418 de Métaux Saguenay (exemple) : 1 240,00 $ avant taxes, bon de commande 3312 à 1 200,00 $. Écart de 40,00 $ sur la ligne « transport », absente du bon de commande. Rien n'est saisi pour l'instant. Approuver l'écart, ou demander une correction au fournisseur ?
Le même passage sert à attraper les doublons. Un fournisseur qui renvoie sa facture « au cas où » vingt jours plus tard, ça arrive. La règle est simple : même fournisseur et même numéro de facture, la deuxième n'est jamais saisie. Même fournisseur, même montant et même date avec un numéro différent, le renfort pose la question.
Sans bons de commande, on remplace ce contrôle par une approbation. Au-dessus d'un montant que vous fixez, la facture attend le feu vert de la personne qui a acheté.
Avant le paiement, une personne
Notre conseil est net : le renfort prépare, une personne paie. Une écriture mal codée se corrige en deux minutes, alors qu'un virement parti au mauvais endroit ne revient pas toujours. Une fois par semaine, il produit la liste des factures à échéance, avec pour chacune le PDF, le compte utilisé et les écarts approuvés. Vous cochez, vous payez.
Une règle mérite d'être écrite en toutes lettres. Tout courriel qui annonce un changement de coordonnées bancaires d'un fournisseur est transmis à une personne, sans réponse et sans mise à jour de la fiche, et cette personne appelle le fournisseur à un numéro déjà connu. Les réglages d'autonomie qui encadrent tout ça sont expliqués dans l'article sur le contrôle d'un agent d'IA.
Acomba et QuickBooks : ce qui change, ce qui ne change pas
Les étapes sont les mêmes dans les deux logiciels, puisque les deux ont des fiches de fournisseurs, un plan comptable, des codes de taxes et des comptes à payer. Ce qui diffère, c'est la manière d'y entrer.
QuickBooks existe en version en ligne et en version de bureau. La version en ligne offre une connexion prévue pour les programmes, et elle permet de joindre le PDF à la transaction, ce qui évite de chercher la facture le jour où on vous la demande. Acomba est le plus souvent installé sur un poste ou un serveur de l'entreprise. La façon de s'y brancher dépend de votre version et de votre installation ; quand aucune connexion n'est possible, le renfort fait la saisie à l'écran, comme une personne, selon la méthode décrite dans l'article sur les logiciels sans API.
Dans un cas comme dans l'autre, trois vérifications avant de commencer vous éviteront des heures de ménage :
- Les fournisseurs en double dans le logiciel (« Hydro-Québec » et « Hydro Quebec ») sont fusionnés.
- Vos codes de taxes correspondent aux cas réels : TPS et TVQ, TPS seulement, TVH, sans taxe.
- Le plan comptable ne contient plus de comptes fourre-tout du genre « Divers » où tout finit par aboutir.
Un dernier point, propre à la comptabilité : les périodes fermées. Une facture datée du mois dernier qui arrive après la fermeture ne doit pas être saisie dans la période close. Décidez d'avance de la règle (date de saisie au mois courant, ou question à la comptable) et écrivez-la.
La page possibilités montre d'autres tâches comptables qui se confient de la même manière. Et si vous voulez savoir ce que ça donnerait chez vous, dites-nous combien de factures vous recevez par mois et dans quel logiciel elles aboutissent. On partira de là pour planifier une démo.